Privacyverklaring Centrum voor Kinderzorg en Gezinsondersteuning

1) Doelstelling

Molenberg vzw hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en het respect voor de persoonlijke levenssfeer van haar cliënten.
Dat we uw gegevens verwerken is logisch en noodzakelijk voor de dienst- en hulpverlening die we u willen aanbieden. Maar ook al is de verwerking evident, de bescherming van uw persoonsgegevens moet steeds maximaal gegarandeerd worden.
Via deze Privacy Verklaring wensen we u duidelijke en transparante informatie te bezorgen over welke persoonsgegevens wij in onze zorgvoorziening verwerken, hoe wij omgaan met de gegevens, uw rechten en hoe u controle kan uitoefenen op de verwerking van uw persoonsgegevens.

2) Wettelijk kader

Onze werkwijze en deze verklaring zijn opgesteld in uitvoering van de toepasselijke Europese en nationale wetten en regelgeving die de verwerking van de persoonsgegevens regelt. Het gaat hier meer bepaald om:
• de Wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens, en zijn uitvoeringsbesluiten. De zogenaamde Privacywet.
• de Algemene Verordening Gegevensbescherming EU 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens. De zogenaamde General Data Protection Regulation (GDPR) of Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is een geheel van Europese regels om de burger te beschermen rond het gebruik van persoonsgegevens.

3) Identiteit van de werkgever

Molenberg VZW Gansbeekstraat 51 3740 BILZEN
Ondernemingsnummer: 0871620620
Algemeen directeur: Rudi Gerrits

4) Definities

Voor de toepassing van deze verklaring wordt verstaan onder:
Bestand: elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens die volgens bepaalde criteria toegankelijk zijn, ongeacht of dit geheel gecentraliseerd of gedecentraliseerd is dan wel op functionele of geografische gronden is verspreid.
Betrokkene: persoon waarop de persoonsgegevens die worden verwerkt betrekking hebben.
Derde: Een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan, niet zijnde de betrokkene, noch de verwerkingsverantwoordelijke, noch de verwerker, noch de personen die onder het rechtstreeks gezag van de verantwoordelijke of verwerker gemachtigd zijn om gegevens te verwerken.
Gevoelige gegevens: Sommige persoonsgegevens zijn zo vertrouwelijk of gevoelig dat de GDPR ze onderbrengt in speciale categorieën waarvoor extra regels gelden. De GDPR somt deze speciale categorieën van gevoelige gegevens daarom expliciet op.
Ontvanger: diegene aan wie/waaraan de persoonsgegevens worden verstrekt.
Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die rechtstreeks of onrechtstreeks kan worden geïdentificeerd aan de hand van een identificatienummer (bv het rijksregisternummer), locatiegegevens, een online identificator of één of meer elementen die kenmerkend zijn voor haar of zijn identiteit. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens met betrekking tot naam, adres, e-mail adres, loon, bankrekeningnummer, rijksregisternummer etc.
Persoonsgegevens over de gezondheid: persoonsgegevens die verband houden met de fysieke en mentale gezondheid van een natuurlijke persoon, waaronder medische, paramedische en verpleegkundige gegevens.
Verwerker: diegene ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt.
Verwerking: bewerking(en) met betrekking tot persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés. Zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikkingstellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.
Verwerkingsverantwoordelijke: persoon, dienst of orgaan die/dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.
Website: de website van Molenberg VZW: ckgmolenberg.be

5) Basisprincipes

Om onze dienstverlening te kunnen verstrekken zullen wij u vragen bepaalde persoonsgegevens te verstrekken. Om hierbij uw privacy te beschermen, zullen wij met betrekking tot het verzamelen en bewaren van persoonsgegevens:

• uw persoonsgegevens verwerken in functie van onze dienstverlening en in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doeleinden en type persoonsgegevens zijn beschreven in de Privacy Verklaring
• slechts deze persoonsgegevens verwerken die minimaal nodig zijn in functie van onze dienstverlening en voor de doeleinden waarvoor ze zijn verwerkt
• deze gegevens verwerken op een rechtmatige en transparante wijze
• uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan nodig is
• om uw uitdrukkelijke toestemming vragen waar nodig
• passende technische en organisatorische maatregelen nemen uw persoonsgegevens zo goed mogelijk te beveiligen
• geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze werden verstrekt
• u uitvoerig in deze Privacy Verklaring inlichten over uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens en deze rechten respecteren

6) Rechtsgronden

Uw persoonsgegevens worden steeds verwerkt op basis van één of meerdere van de volgende rechtsgronden. Dit is de wettelijke basis waarop uw persoonsgegevens (mogen) worden verwerkt:
• Een wettelijke verplichting (bv. door een subsidiërende overheid)
• Een contractuele basis (bv. een overeenkomst voor kinderopvang)
• Een vitaal belang (bv. een medische noodzaak)
• Een algemeen belang of openbaar gezag (bv. in opdracht van politie of justitie)
• Een gerechtvaardigd belang (anders kan onze dienstverlening niet worden verstrekt)
• Een ondubbelzinnige, uitdrukkelijke en geïnformeerde toestemming (bv. bij intake)

7) Doeleinden

Uw persoonsgegevens worden verzameld en bewaard ten behoeve van volgende doeleinden (reden waarom uw persoonsgegevens worden verzameld):
• het verstrekken van onze dienst- en hulpverlening aan de hulpvragers
• de zorgkwaliteit
• het registeren van onze cliënten
• het communiceren met onze cliënten
• het communiceren met onze sympathisanten
• de cliëntenfacturatie en administratie
• het bekomen van subsidiëring door de overheid en het naleven van de subsidie- en vergunningsvoorwaarden
• het ontwikkelen van het beleid
• de klachtenregistratie en behandeling
8) Welke persoonsgegevens worden verwerkt?
• gezinsgegevens (naam, adres, e-mail, telefoon, financiële gegevens, sociale gegevens gezinssituatie, zorgbehoefte…)
• gegevens over het kind (bv. naam, geboortedatum, schoolgegevens, zorgbehoefte, mutualiteit…)
• gegevens over de gezondheid (bv. essentiële medische gegevens, vaccinatie, …)
• gegevens van personen die kinderen mogen bezoeken / ophalen
• beeldmateriaal (enkel voor intern gebruik of na toestemming)
• gegevens en verslagen rond opvang en begeleidingstraject
• gegevens over sympathisanten en sponsors die onze werken steunen
• gegevens rond klachtenbehandeling en intern kwaliteitsonderzoek

9) Toegang tot de persoonsgegevens

De medewerkers van VZW Molenberg hebben toegang tot de persoonsgegevens in zoverre dit noodzakelijk of nuttig is in de uitvoering van hun functie en taken en verantwoord is in functie van de algemene veiligheid.

10) Doorgeven van persoonsgegevens

In bepaalde omstandigheden zullen wij uw persoonsgegevens delen met derden die uw gegevens zullen verwerken:
• subsidiërende overheden die persoonsgegevens opvragen in het kader van subsidie- en erkenningsvoorwaarden (bv. Kind en Gezin)
• overheidsinstanties die daartoe gemachtigd zijn
• externe zorgverstrekkers
• controlerende overheden in het kader van het toezicht op onze dienstverlening
• verzekeringsinstellingen
• andere instanties voor zover hiertoe krachtens de wet opgelegd
Wij zullen uw persoonsgegevens delen als wij hiertoe wettelijk worden verplicht, als wij hiervoor een gerechtvaardigd belang hebben of indien wij hiertoe uw toestemming verkregen hebben.
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die buiten de EU zijn gevestigd.
VZW Molenberg kan niet aansprakelijk worden gesteld als er zich bij deze derden verwerkers incidenten zouden voordoen.

11) Externe verwerkers

Voor de verwerking van uw persoonsgegevens doen wij ook beroep op externe verwerkers. Dat zijn ondernemingen die omwille van de aard van hun dienstverlening in onze opdracht toegang hebben tot persoonsgegevens of gegevens verwerken of de gegevensverwerking faciliteren. Het kunnen onder meer IT dienstverleners of softwarebedrijven zijn.
Ook de externe verwerkers moeten strikte regels volgen om uw gegevens te beveiligen. We sluiten hiertoe met hen verwerkingsovereenkomst af.
VZW Molenberg kan niet aansprakelijk worden gesteld als er zich bij deze externe verwerkers ondanks de door ons genomen maatregelen, toch incidenten zouden voordoen.

12) Beveiliging

Wij doen er alles aan om de veiligheid en het vertrouwelijke karakter van de persoonsgegevens te waarborgen. Onze medewerkers zijn gebriefd over de privacyregels en geïnformeerd over de verantwoordelijkheid die ze dragen.

13) Toezicht op de verwerking van de persoonsgegevens

VZW Molenberg is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens.

Een gegevensverwerkingsverantwoordelijke is aangesteld om toe te zien op de verwerking van gegevens en het intern register van de werkingsactiviteiten door de gegevensverwerkers en de verschillende verantwoordelijken per gegevenscategorie.
Een functionaris voor de gegevensbescherming en privacy (DPO Data Protection Officer) werd aangesteld. Deze persoon houdt toezicht op beveiliging van de persoonsgegevens, de naleving van de regelgeving en is de contactpersoon met de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA).

14) Rechten als betrokkene

De betrokkene, die zijn identiteit bewijst, kan mits een gerechtvaardigd verzoek hiertoe aan functionaris voor de gegevensbescherming en privacy (DPO Data Protection Officer), zijn rechten uitoefenen voor zover dit de uitvoering van de zorgovereenkomst niet onmogelijk maakt of de strikte naleving van een wettelijke verplichting of regelgeving van een subsidiërende overheid niet in de weg staat.
De betrokkene heeft volgende rechten:
i) Geïnformeerde toestemming
Via deze privacyverklaring wordt u geïnformeerd over de verwerking van uw persoonsgegevens en de rechtsgrond voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Een exemplaar van deze privacyverklaring ligt ook ter inzage aan het onthaal. U kan er op uw verzoek desgewenst een kopie van verkrijgen.
ii) Gegevens inkijken en afschrift vragen
• informatie te verkrijgen over het al dan bestaan van verwerkte persoonsgegevens met betrekking tot de betrokkene
• toegang tot en inzage te verwerven van de gegevens met betrekking op de betrokkene, tenzij het recht op inzage van deze gegevens wettelijk zou zijn uitgesloten
• de doeleinden van de verwerking te kennen
• de bewaartijd van de gegevens te vernemen
• te vernemen met wie deze gegevens eventueel worden gedeeld
iii) Gegevens verbeteren
Elke betrokkene heeft het recht onjuiste of onvolledige persoonsgegevens die betrekking hebben op de betrokkene te laten verbeteren of aanvullen
iv) Gegevens verwijderen
Indien u als betrokkene meent dat uw gegevens niet meer mogen worden verwerkt, bijvoorbeeld omdat deze gegevens niet langer nodig zijn voor de dienstverlening, kan u verzoeken deze persoonsgegevens definitief te laten wissen. Molenberg kan echter niet worden verplicht persoonsgegevens te wissen die wettelijk moeten worden verwerkt en bewaard.
v) Verzet tegen gebruik of verwerking van bepaalde gegevens
U kan zich verzetten tegen het gebruik of de verwerking van bepaalde van uw persoonsgegevens tenzij er dwingende gronden zijn om deze gegevens te gebruiken of te verwerken.
vi) Weigering automatische verwerking van persoonsgegevens
Elke betrokkene kan zicht verzetten tegen de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens tenzij er een wettelijke bepaling is die de geautomatiseerde verwerking oplegt of rechtvaardigt.
vii) Recht om te weten wie u gegevens heeft geraadpleegd

15) Bewaartermijn

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waartoe ze werden verstrekt of waartoe de wet ons verplicht. De specifieke bewaartermijnen zijn vermeld onder het gegevensverwerkingsregister of GDPR inventaris.

16) Privacy medewerkers en cliënten

Molenberg hecht niet alleen belang aan de bescherming van de privacy van haar cliënten maar ook aan de privacy van haar medewerkers. Daarom dient ieder respectvol om te gaan met de gegevens van andere ouders en kinderen maar ook met de gegevens van onze medewerkers. Dit houdt meer bepaald in dat het zowel cliënten als medewerkers verboden is:
• foto’s, selfies, geluidsopnamen, (film)beelden of andere weergaven van andere medewerkers, ouders of kinderen te maken en/of te publiceren via sociale of andere media zonder hun uitdrukkelijke toestemming;
• verklaringen, uitspraken of toelichtingen van andere medewerkers, ouders of kinderen op te nemen of te publiceren via sociale of andere media zonder hun uitdrukkelijke toestemming;
• persoonsgegevens van medewerkers of van andere ouders of kinderen te delen op sociale of andere media.

17) Contact

VZW Molenberg is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien over deze Privacy Verklaring u vragen heeft of hierover met ons contact wenst te nemen, kan dat via onderstaande contactgegevens: dpo@ckgmolenberg.be
Voor vragen of klachten omtrent gegevensbescherming kan ook steeds contact opnemen met de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA): contact@apd-gba.be of +32 2 274 48 00

18) Wijzigingen

VZW Molenberg kan steeds deze privacyverklaring wijzigingen. De eventueel gewijzigde versies van deze Privacyverklaring zullen steeds consulteerbaar zijn via onze website of verkrijgbaar zijn op eenvoudig verzoek via e-mail.